プライバシーポリシー

東京ワークスペース企画株式会社（以下「当社」といいます。）は、会議室運営に関連して取得する個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関連法令・ガイドラインを遵守し、適切に個人情報を取り扱います。本プライバシーポリシーは、当社が取得する個人情報等の取扱い方針を定めるものです。

1. 事業者情報

• 事業者名: 東京ワークスペース企画株式会社
• 所在地: 東京都新宿区四谷2-10-6
• 電話番号: +81 3 5323 7894
• メールアドレス: [email protected]
• ウェブサイト: brerfym.click
• 事業内容: 会議室の運営・予約受付・関連サービスの提供

2. 取得する個人情報および取扱い

当社は、以下の情報を、適法かつ公正な手段により取得し、利用目的の達成に必要な範囲で取り扱います。

• 氏名、会社名、部署名、役職名
• 住所、電話番号、メールアドレス
• 予約情報（利用日時、利用会議室、利用人数、利用目的、請求情報等）
• 支払情報（決済手段、請求先情報、入金履歴等。クレジットカード情報は決済代行会社等を通じて処理される場合があります。）
• お問い合わせ内容、アンケート回答、苦情・相談内容
• 入退室記録、本人確認に必要な情報
• ウェブサイトの利用情報（Cookie、アクセスログ、端末情報、IPアドレス、閲覧履歴等）
• 防犯カメラ映像その他安全管理のために必要な情報

3. 個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。

• 会議室の予約受付、確認、変更、キャンセル対応のため
• 会議室および付帯サービスの提供、運営、管理のため
• 利用料金の請求、決済、返金、債権管理のため
• 本人確認、利用資格確認、不正利用防止のため
• お問い合わせ、苦情、サポートへの対応のため
• 施設の安全管理、入退室管理、防犯対策のため
• サービス改善、新サービス開発、マーケティング分析のため
• 重要なお知らせ、規約変更、メンテナンス等の通知のため
• 法令に基づく対応、紛争対応、権利行使または防御のため
• 採用選考、従業者管理、業務委託先管理その他雇用・業務遂行に必要なため

4. 個人情報の取扱いの法的根拠

当社は、日本法に基づき、次のような正当な根拠により個人情報を取り扱います。

• 会議室利用契約の締結および履行のため
• 当社の正当な利益のため（サービス運営、施設管理、安全確保、不正防止、顧客対応等）
• 法令上の義務を履行するため
• 本人の同意を得た場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合

なお、個人情報保護法上、要配慮個人情報に該当する情報を取得する場合は、法令に従い、必要な同意取得その他の措置を講じます。

5. 個人データの第三者提供および業務委託

当社は、次の場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成推進のために特に必要な場合で、本人の同意を得ることが困難な場合
• 国の機関または地方公共団体等への協力が必要な場合

また、当社は利用目的の達成に必要な範囲で、以下の業務を外部委託することがあります。

• 予約システム運営事業者
• 決済代行事業者
• メール配信・CRM・分析ツール提供事業者
• 保守、清掃、警備、設備管理等の委託先
• 税務・会計・法務等の専門家

この場合、当社は委託先に対し、必要かつ適切な監督を行い、個人情報の安全管理が図られるよう努めます。

6. 外国にある第三者への個人データの移転

当社が、クラウドサービス、メール配信、分析、決済等の利用に伴い、外国にある事業者へ個人データを移転する場合があります。その際は、個人情報保護法その他の法令に従い、移転先の個人情報保護制度、移転先事業者の安全管理措置、本人の同意取得その他必要な措置を講じます。

当社は、移転先の国・地域や移転先事業者に関する情報を、法令に従い必要に応じて本人に通知または公表します。

7. 個人情報の保存期間

当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令で保存が義務付けられる期間保存します。保存期間経過後は、遅滞なく適切な方法で削除または匿名化等の措置を講じます。

• 予約・契約・請求関連情報：取引終了後、法令上必要な期間を含めて保存
• お問い合わせ履歴：対応完了後、必要な範囲で保存
• 防犯カメラ映像：安全管理上必要な期間保存後、削除
• アクセスログ等：運用・安全管理上必要な期間保存後、削除

8. ご本人の権利

本人は、個人情報保護法その他適用法令の定めに従い、当社が保有する個人データについて、以下の請求等を行うことができます。

• 利用目的の通知
• 開示
• 内容の訂正、追加または削除
• 利用停止または消去
• 第三者提供の停止
• データポータビリティに関する対応の申出（法令上認められる場合に限る）
• 不服申立てまたは異議の申出

これらの請求を行う場合、本人確認のため必要な情報の提示をお願いすることがあります。また、法令上の要件を満たさない場合、または当社が対応義務を負わない場合には、請求に応じられないことがあります。

9. 同意の撤回

本人は、当社が同意を根拠として個人情報を取り扱っている場合、いつでもその同意を撤回することができます。ただし、同意の撤回があった場合でも、法令上の保存義務がある情報や、契約履行その他別の適法な根拠に基づき必要な情報については、引き続き取り扱うことがあります。

10. 苦情および相談の申立て先

当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、または権利行使に関する申出は、以下の窓口までご連絡ください。

• 窓口: 東京ワークスペース企画株式会社 個人情報お問い合わせ窓口
• 住所: 東京都新宿区四谷2-10-6
• 電話: +81 3 5323 7894
• メール: [email protected]

なお、本人は、必要に応じて個人情報保護委員会その他の関係機関に相談・申立てを行うことができます。

11. 安全管理措置

当社は、個人データの漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん、紛失その他の事故を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。主な措置は以下のとおりです。

• 個人情報保護方針、取扱規程、権限管理の整備
• 従業者への教育・監督の実施
• アクセス制御、認証管理、ログ管理
• 通信の暗号化、保存データの適切な保護
• 委託先に対する契約上の監督および確認
• 施設内の入退室管理、防犯対策
• 事故発生時の報告・是正・再発防止策の実施

12. お問い合わせ先

本プライバシーポリシーまたは個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。

• 会社名: 東京ワークスペース企画株式会社
• 所在地: 東京都新宿区四谷2-10-6
• 電話番号: +81 3 5323 7894
• メールアドレス: [email protected]
• ウェブサイト: brerfym.click

13. プライバシーポリシーの変更

当社は、法令改正、サービス内容の変更、運用上の必要その他の事情に応じて、本プライバシーポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法により周知します。変更後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める場合を除き、掲載時点から効力を生じます。

制定日および最終改定日については、当社ウェブサイト上で別途表示します。